Создание
электронного каталога (ЭК), в полной мере отражающего содержание
библиотечного фонда, - актуальная задача для любой библиотеки.
Он позволяет организовать ее работу на качественно новом уровне,
обеспечивает читателям максимально оперативный и точный поиск
информации, повышает эффективность и комфортность труда сотрудников.
Традиционные
карточные каталоги имеют ряд крупных недостатков. Они малоинформативны,
имеют мало точек доступа, по ним затруднен произвольный поиск
необходимой информации, возникают сложности с одновременным доступом
к каталогу нескольких читателей, сами каталожные карточки быстро
"изнашиваются" и теряются.
Есть
различные способы устранения этих проблем. Одним из наиболее эффективных
и радикальных является перевод бумажного каталога в электронный.
Для этого используется ретроспективная конверсия (РК). Процесс
РК носит однократный характер, т. е. выполняется для данного конкретного
книжного собрания один раз. Современная каталогизация немыслима
без ретроспективной конверсии, она дает увеличение количества
библиографических записей в электронном каталоге, улучшает качество
информационно-библиотечного обслуживания пользователей, подготавливает
книжные фонды к электронной книговыдаче и организации открытого
доступа. Полноценной заменой традиционным каталогам ЭК может стать
лишь в том случае, если он будет отражать весь фонд библиотеки.
Автоматизированная
система обработки книг в ЦБС г. Новокузнецка внедрена с 1994 года.
Было принято решение о вводе в ЭК документов, начиная с 1991 года
издания.
Первый
опыт каталогизации ретроспективной части фонда (ретрокаталогизации)
был осуществлен в 2003-2004гг. В ЭК были введены документы следующих
разделов отделов книгохранения, общего читального зала и абонемента:
- 60 (социология, статистика, демография);
- 88 (психология);
- сборники.
В
связи с заменой имеющегося программного обеспечения ("Библиотека.
4") на новое, процесс ретрокаталогизации был прерван.
Следующий
этап ретрокаталогизации начался в июле 2008г. Он сопровождался
штрих-кодированием, которое применилось в практике работы библиотеки
впервые. Штрих-кодирование - снабжение изданий штрих-кодами, отражение
их в учетной форме экземпляра ЭК. Ретроввод осуществляется от
документа (книги) непосредственно в отделах-фондодержателях.
Было
принято решение, что ретрокаталогизация будет проводиться в три
этапа:
- первый этап - ввод специализированных фондов центральной библиотеки;
- второй этап - ретрокаталогизация фондов библиотек-филиалов,
основная задача которых - создание и дополнение БЗ в соответствии
с имеющимися фондами;
- третий этап - полное редактирование ретроспективных БЗ.
Было
принято решение вводить ретрофонды отделов в такой последовательности:
абонемент, читальный зал, библиографический отдел, краеведческий
отдел, отдел развития, отдел искусств.
Ретрокаталогизацию
начали с Отдела абонемента. Главная цель - ввести книжный фонд
абонемента в ЭК для перехода на электронную книговыдачу к началу
2011 года. Фонд абонемента насчитывал около 60 000 экземпляров
книг.
Приказом
директора была утверждена группа каталогизаторов для ввода в ЭК
ретроспективного фонда и создано 3 автоматизированных рабочих
места. В состав группы вошли высококвалифицированные сотрудники
отделов каталогизации и книгохранения.
Отделом
каталогизации совместно с Отделом автоматизации было разработано
документационное обеспечение процесса ретрокаталогизации:
- Положение о каталогизации ретроспективной части и штрих-кодировании
фондов ЦБС им. Н. В. Гоголя г. Новокузнецка;
- Инструкция по заполнению полей;
- Технология ретрокаталогизации.
Книжные
фонды абонемента вводились в ЭК практически полностью, исходя
из их востребованности у читателей, актуальности, ценности, физического
состояния изданий с учетом перспективы 2-3 лет. Исключение составляли
ветхие издания; издания, длительное время не выдававшиеся на руки
читателям; издания, не представляющие ценности. Эта литература
либо готовится на списание, либо передается в Обменно-резервный
фонд. Она помечалась условным знаком - # (решетка). Ценная литература
из "Народной библиотеки" передавалась в отдел комплектования
на запись и полноценную обработку.
Технология
выполнения состояла в следующем: на отобранные издания клеился
штрих-код, проводилась проверка на дублетность по ЭК. Если издание
имелось в ЭК, то штрих-код приписывался в учетную форму экземпляра.
Если издания не было в ЭК, то оно либо дублировалось (это относится
и к другим изданиям), либо заимствовалось, либо вводилось как
новое издание.
Заимствование
производилось по базе данных (БД) "Ретро". Это служебная
БД, созданная Отделом автоматизации для ускорения процесса каталогизации
книг 1970-90-х годов издания в Отделе комплектования и ретроспективной
каталогизации на абонементе, а в последствии - в других отделах
и специализированных залах: читальном зале и др. БД "Ретро"
была создана на основе библиографических записей, выгруженных
из библиографических БД ИНИОН "Социальные и гуманитарные
науки" и с диска "Российская национальная библиография".
БД доступна для поиска и копирования записей в БД "Электронный
каталог".
Советом
по Справочно-библиографическому аппарату (СБА) было принято решение
создавать краткую БЗ с утвержденным списком заполняемых полей.
Ввод информации осуществлялся непосредственно с книги.
Во
всех случаях (копирование, заимствование, ввод) делалось ключевое
слово - "ретроввод". В таком кратком виде БЗ оставалась
в ЭК вплоть до возможной ее редакции в случае, если аналогичное
издание вновь поступит в отдел каталогизации.
С
2012 года стали вводить в ЭК ретрофонд Отдела книгохранения.
Этот
отдел является ядром книжного фонда библиотеки. В 1950-90-х годах
комплектование осуществлялось централизованно, поэтому фонды библиотек
оказались схожи. На основе фонда книгохранения несколько раз проводились
мониторинги, в результате которых было выявлено, что третью часть
фонда нет необходимости вводить в ЭК (ветхие, дублеты, переиздания,
устаревшие по содержанию).
В
дальнейшем планируется провести изучение дублетной литературы
после ретроввода с целью перераспределения по библиотекам-филиалам,
в обменно-резервный фонд, на списание.
Статистика
пополнения ЭК за счет ретроввода представлена в таблице 1.
В
2013 году произошло объединение взрослых и детских библиотек города.
Образовалась новая структура - "Муниципальная информационно-библиотечная
система г. Новокузнецка". Одновременно был осуществлен переход
с программы "MAРК-SQL" на новую программу "Ирбис";
была проведена работа по конвертации и слиянию БД, ранее принадлежащих
ЦБС и ДЦБС, сверке и устранению дублетных записей.
После
объединения библиотечной системы начался корпоративный ретроввод.
Все 27 библиотек системы подключились к работе по ретрокаталогизации,
т.к. необходимо ввести в ЭК фонды основных книгохранилищ библиотек
системы, объем которых составляет 300 000 экз. Нужно отметить,
что фонды детских библиотек только после объединения стали подвергаться
штрих-кодированию.
Для
обеспечения качественного поиска по ЭК было решено создавать полную
БЗ, т. е. заполнять все предусмотренные поля, как это положено
делать при каталогизации новых документов. Записи либо создаются
самостоятельно, либо заимствуются в корпоративной БД "WEB-Ирбис".
Важным
фактором увеличения объема каталогизации ретрофонда стала переоценка
кадровых и финансовых ресурсов. Очевидно, что хороших результатов
можно достичь только при активном участии в ретрокаталогизации
высококвалифицированных сотрудников библиотек. Поэтому для сотрудников,
занимающихся ретрокаталогизацией, были организованы обучающие
семинары и индивидуальные занятия. Кроме того, были установлены
нормы на ретроввод.
Новый
этап в ретрокаталогизации начался в 2014 году. В 4 квартале приказом
директора были созданы 2 рабочие группы по ретровводу из числа
сотрудников системы в количестве 30 человек (с функцией ввода
в ЭК). Группы базируются в ЦГБ им. Н.В. Гоголя и Центральной детской
библиотеке, главная задача - ввести в электронный каталог фонд
основных книгохранилищ, в том числе обязательный экземпляр, что
ускорит подготовку фондов МБУК "Муниципльная информационно-библиотечная
система г. Новокузнецка" к электронной книговыдаче.
Приоритет
был отдан ретрокаталогизации художественной литературы, чтобы
в первую очередь подготовить к электронной выдаче наиболее спрашиваемую
часть фонда.
Каталогизация
художественной литературы значительно проще отраслевой, к ней
детально разработаны ключевые слова, что обеспечивает ее массированный
и быстрый ввод в ЭК.
Были
пересмотрены нормы на ретроввод и соответствующее материальное
стимулирование.
Значительный
прирост объема выполненной работы по наполнению электронного каталога
связан с активизацией работы по внутрисистемному проекту ретрокаталогизации.
В октябре 2015г. в МИБС была внедрена электронная книговыдача
во всех библиотеках-филиалах.
Важнейшим
моментом в процессе ретрокаталогизации является система контроля
за вводом ретрозаписей в БД, т.к. это, в конечном счете, влияет
на качество ЭК и повышает ответственность сотрудников. Любые ошибки,
в т.ч. неправильно проставленные интервалы, знаки препинания,
разные сокращения приводят к потере информации. Контроль возложен
на кураторов процесса.
Для
обеспечения и поддержания дополнительного качества библиографических
записей ЭК МИБС к программе подключен текстовый редактор "Word".
Постоянно проводится выборочный мониторинг качества записей и
работа над ошибками.
Несмотря
на трудоемкость технологии ретрокаталогизации, библиотека успешно
решает ее задачи.
Для
успешного завершения процесса ретрокаталогизации фонда МИБС г.
Новокузнецка в 2016 году планируется создание рабочих групп, которые
будут осуществлять ретроввод в библиотеках-филиалах. В 2016г.
планируется закончить ввод нот Отдела искусств в ЭК. Нотный фонд
составляет около 20 000 экз.
На
сегодняшний день объем ретрозаписей составляет более 50% от общего
объема библиографических записей ЭК.
