I. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция определяет общие правила учета фонда электронных 
документов (далее ЭД), являющегося частью библиотечного фонда ГБУК КемОНБ им. В.Д. Федорова. 
1.2. Учет осуществляется в соответствии с Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. N 1077 г. Москва «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда», с данной инструкцией и регламентирующими документами, обязательными для библиотек РФ. 
1.3. Учет отражает поступление электронных документов в библиотечный фонд, выбытие, величину (объем), состав по тематико-видовому, языковому и иным признакам. 
1.4. Учет электронных документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и электронном виде.
1.5. Учет всего фонда электронных документов Библиотеки обеспечивает Отдел  «Центр комплектования и каталогизации» (ЦКК). 
1.6. Структурные подразделения обеспечивают суммарный учет закрепленных за ними частей электронного фонда библиотеки.

II. Учет электронных документов по видам и категориям
К электронным документам, подлежащим учету, относятся:
•	электронные документы на съемных носителях;
•	сетевые локальные и инсталлированные электронные документы;
•	сетевые документы удаленного доступа (далее – сетевые удаленные документы).
       2.1.  Учет поступлений электронных документов на съемных носителях
Электронные документы на съемных носителях представляют собой автономные объекты, предназначенные для локального использования и выпускаемые (тиражируемые) в виде определенного количества идентичных экземпляров (DVD, CD, флеш-карты  и др.).
2.1.1. Электронные документы на съемных носителях подлежат суммарному и индивидуальному учету. 
2.1.2.  Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название.
2.1.3.  Как отдельный экземпляр учитываются оптический диск и дискета.
2.1.3.1. Как отдельные экземпляры могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания. 
2.1.3.2. Как отдельные экземпляры не учитываются оптические диски, дискеты, если представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение.
2.1.3.3.   Как одно название учитываются: 
•	отдельно выпущенный компакт-диск; 
•	каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий;
•	комплект компакт-дисков, объединенных общим названием;
•	изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию;
•	пополняемые документы на съёмных носителях;
•	новым названием является каждое представление электронного документа в ином формате.
      2.1.4.  Единицами учета документов на флеш-картах являются экземпляр и название. 
2.1.4.1. Как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие и представленное на флеш-карте. 
2.1.5.	Электронные документы на съемных носителях для статистической отчетности подразделяются на две группы:
•	музыкальные, видеофильмы и т.п.;
•	справочные, учебные и т.п.
2.1.6.  Электронные документы на съемных носителях, включаемые в фонд Библиотеки, подлежат маркировке мягкими фломастерами: данные заносятся на верхнюю (не рабочую) поверхность диска или с помощью наклеиваемой этикетки, на которой наносится штемпель, инвентарный номер и штрих/код. 
2.1.7. На электронных документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью (книга, журнал), проставляются те же реквизиты, что и на основном документе. 
2.1.8. Регистром суммарного учета электронных документов на съемных носителях является «Книга суммарного учета библиотечного фонда. Часть I. Общая часть»  в традиционном и электронном виде.
2.1.9. Регистрами индивидуального учета электронных документов на съемных носителях является регистрационная (инвентарная книга).
Индивидуальный учет каждого экземпляра электронного документа на съемных носителях осуществляется с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера в отдельной инвентарной книге (CD 6/ ; DVD 7/ ). 
2.1.10. Электронные документы на съемных носителях ежемесячно принимаются в фонд по первичным учетным документам (Акт о приеме в библиотечный фонд документов, как объект особо ценного движимого имущества (ОЦДИ), включающим общее количество электронных документов на съемных носителях с оценкой их стоимости (см. Приложение 1). 
Акты предназначены для библиотечного и бухгалтерского учета.
2.2.  Учет поступления сетевых локальных и инсталлированных документов
Сетевые локальные документы – документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети;  инсталлированные документы – документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки.
Инсталлированные электронные документы – электронные документы, установленные на отдельных компьютерах, которые постоянно обновляются и используются автономно (например, БД компаний «Консультант+», «Гарант», «Кодекс» и т.п.).
2.2.1.  Учету подлежат сетевые локальные документы:
•	предназначенные для постоянного или длительного хранения на сервере библиотеки (не менее года), исключая электронные документы краткосрочного характера (например, сведения из новостной ленты, планы мероприятий, объявления и пр.);
•	имеющие элементы описания, по которым его можно идентифицировать программными средствами в библиотеке. 
•	прошедшие каталогизацию в электронном каталоге. Для навигации по электронным ресурсам используются возможности АИБС «Opac-Global», а также сайта Библиотеки.
	2.2.2.	Регистром суммарного учета электронных сетевых локальных документов является «Книга суммарного учета библиотечного фонда. Часть.II. Электронные документы» (КСУ. Ч. II). КСУ.Ч..II включает следующие данные: наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с N 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость (см. Приложение 3).
«Книга суммарного учета библиотечного фонда. Часть. II. Электронные документы» ведется в традиционном и электронном виде. 
2.2.3. Индивидуальный учет сетевых локальных документов  осуществляется путем ввода метаинформации в Электронный каталог с присвоением идентификационного номера каждому документу (14/номер). 
2.2.4. Единицами учета сетевых локальных и инсталлированных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название: 
1.	как одна единица и одно название учитывается целостное произведение (в т.ч. каждый отдельный номер периодического издания, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления; 
2.	как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ;
3.	как одна единица учитывается справочная и библиографическая БД, а также сайт;
4.	как одна единица учитывается полнотекстовый документный блок, объединенный общим названием и существующий в определенной целостности;
•	как отдельный экземпляр  учитываются документы, имеющие одинаковое содержание, но различающиеся по форматам представления;
•	каждая электронная копия учитывается как отдельный экземпляр.
2.2.5. Каждый документ, являющийся самостоятельной единицей учета, учитывается индивидуально по типу документа, отрасли знания, языку.
2.2.6.	Сетевые локальные документы ежеквартально принимаются в фонд по первичным учетным документам (Акт о приеме в библиотечный фонд документов, как в объект иного движимого имущества (ОИДИ), включающим общее количество электронных документов, без оценки их стоимости. 
Данные по количеству поступивших сетевых локальных документов ежеквартально снимаются по счетчику объема БД АИБС «Opac-Global».
Акты предназначены для библиотечного учета, в бухгалтерию сведения не подаются, т.к. не ставятся на баланс библиотеки (см. Приложение 2).
2.3.  Учет поступления сетевых удаленных электронных документов  
Сетевые удаленные документы – документы, находящиеся в ведении сторонних организаций, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации.
2.3.1.	Реестром на общий фонд сетевых удаленных документов является «Книга учета сетевых удаленных документов ГБУК КемОНБ им. В.Д. Федорова»,  с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий (см. Приложение 4). 
Каждая удаленная база данных (пакет) учитывается как одна единица.
2.3.2.	Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера.
2.3.3. В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет) (см. Приложение 5).
2.3.4.	В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов (книг, журналов, газет, патентов, стандартов и других документов, учитываемых в библиотеке). Не включаются в это количество документы, которые обычно не издаются отдельно в печатном формате, такие как профили компаний, статистические таблицы, аналитические материалы маркетинга  и т.п. Для баз данных (пакетов), не содержащих полнотекстовых документов, в реквизите «название» проставляется единица.

III. Учет выбытия электронных документов из библиотечного фонда
3.1. Выбытие электронных документов на съемных носителях, электронных локальных документов оформляется Актом об исключении по форме (код по ОКУД 0504144, утвержденной Приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н (см. Приложение 6). В Акте фиксируется количество исключаемых электронных документов и указывается причина исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.
3.2. Причинами для выбытия электронных документов являются: невозможность самой библиотеки поддерживать документ в актуальном состоянии (трудности с обновлением компьютерного парка, приобретения конверторов и т.д.) – 11; несоответствие программно-аппаратной среде библиотеки -12; перенос информации на другой носитель – 13; физический износ или повреждение съемного носителя -14; истечение срока лицензионного соглашения – 15; поступление кумуляции – 16; замена фрагментов изданий при получении более полной версии – 17; замена изданий при поступлении документов в более удобном формате и с лучшим качеством текста – 18; устарелость содержания (отчеты баз данных) – 19; дефектность – 20; замена издания, 

ПРИЛОЖЕНИЯ.
ФОРМЫ  ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ
ЭЛЕКТРОННОГО БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

Приложение 1

А К Т     N
от   «_____»___________ 201__ г. 
ГБУК КемОНБ им. В. Д. Федорова  					ОКПО    02181721										КАТО  32401370000

 Настоящий акт составлен ___________________________________________________ 
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
 _____________________________________________________________________________ 
 _____________________________________________________________________________        о приеме в библиотечный фонд документов, как в объект особо ценного движимого имущества (ОЦДИ) для пополнения библиотечного фонда. 
Документы получены от ________________________________________________    в количестве ___  экз.  _______ на   сумму________________руб._____коп. 
______________________________________________________________
(сумма  прописью)

Документы  записаны  в  инвентарные  книги  под  NN____________
Книги______________________________________________________
___________________________________________________________
Ноты______________________________________________________
CD-ROM___________________________________________________
DVD______________________________________________________
Аудио/Видеокассеты_________________________________________

Другие материалы, не подлежащие записи в инвентарь:___________
Карты_____________________________________________________
Брошюры__________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________

Подписи:	
Должность:		  /________________/  _____________________
				(подпись)		(Ф.И.О.)
Должность:		  /________________/  _____________________
				(подпись)		(Ф.И.О.)
 Должность: 		  /________________/  _____________________
				(подпись)		(Ф.И.О.)

Приложение 2

А К Т     N
 	От   «_____»___________ 201__ г. 
ГБУК КемОНБ им. В. Д. Федорова					 ОКПО    02181721										   ОКАТО 32401370000

Настоящий акт составлен ______________________________________________________ 
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
_____________________________________________________________________________ 
_____________________________________________________________________________     о приеме в библиотечный фонд сетевых электронных документов для пополнения библиотечного фонда. 
Поступило цифровых копий в количестве _________  экз.  
Документы включены в состав библиотечного фонда без оценки их стоимости.

Документы  записаны  в  инвентарные  книги  под  NN: 14/__________________________

Не подлежащие записи в инвентарь:
сетевые удаленные документы: в количестве _____ экземпляров (пакетов) _____________,
количество названий документов, входящих в пакет(ы).

Подписи:	
Должность:		  /________________/  _____________________
				(подпись)		(Ф.И.О.)
Должность:		  /________________/  _____________________
				(подпись)		(Ф.И.О.)
 Должность: 		  /________________/  _____________________
				(подпись)		(Ф.И.О.)

Приложение 3а
Форма учета локальных электронных ресурсов. Поступление 
№ записи по порядку	Дата создания, установки БД	

Название 

	Место формирования (структурное подразделение) Ответственное лицо

	  Точки доступа  	Способ доступа (гостевой, авторизированный и т.д.)	Количество документов в БД, объем занимаемой дисковой памяти – количество килобайт

	Тип данных	Дата окончания действия.	По отраслям знаний	
							полнотекстовый	Реф.библиографический
		22	33	44	55	66 (72,74, 86, 87,88)	775	881. 80	882, 83	884	885 (70, 71, 77,79)	
99 (76, 78)	
1																					
2																					
3																					

Приложение 3б
Форма учета движения фонда локальных электронных ресурсов. Выбытие

№ записи по порядку	Индивидуальный номер (ЛЭР)	

Название 	

Тип данных

Точки доступа	

Причины исключения
	
По отраслям знаний	
						22	33	44	55	66 (72,74, 86, 87,88)	775	881. 80	882, 83	884	885 (70, 71, 77,79)	
99 (76, 78)	
1																	
2																	
3																	

Приложение 3в
Форма учета движения фонда локальных электронных ресурсов. Итого
Состояло на (указать дату)
Кол-во эк. ресурсов
	Поступило в ….. году новых
документов
	Выбыло в …….. году
документов
	Состоит на (указать дату).
	
Кол-во эк. ресурсов
	Кол-во документов в эл. ресурсе	Количество документов по отраслям знаний			Кол-во эк. ресурсов
	Кол-во документов в эл. ресурсе	Количество документов по отраслям знаний	
		2	3	4	5	6	71	75	81	83	84	85	86	9					2	3	4	5	6	71	75	81	83	84	85	86	9	

																																

Приложение 4
Книга суммарного учета электронных сетевых удаленных документов

Часть 1. Поступило сетевых удаленных электронных документов

№ записи	Дата записи	Реквизиты сопроводительного документа	Количество документов	
		Название и номер документа	Срок действия	Стоимость, руб.		
1	2	3	4	5	6	
…						
Итого в (указать период)						

____________
Пример заполнения
№ записи	Дата записи	Реквизиты сопроводительного документа	Количество пакетов	
		Название и номер документа	Срок действия	Стоимость, руб.		
1	2	3	4	5	6	
1.	21.01.08	Договор №  102/02/032	До 26.01.2009	13216.00  	1	
2.	04/03.08	Государственный контракт № 102/01/0052	До исчерпания лимита выгрузок	372945.09	1	
3.	05.05.2008	Государственный контракт № 102/01/0131	До 31.12.2008	492500.00	13	
…						
Итого в (указать период)	1.01.08 – 1.01.09				15	

Часть.2. Форма учета выбытия из фонда сетевых удаленных электронных документов
№ записи	Название, номер, дата соглашения	исполнитель	
Срок окончания действия соглашения	Кол-во назв./экз. в БД (пакетах)	
1	2	3	4	5	
…					
Итого в
(указать период)					

Часть 3. Движение фонда сетевых удаленных электронных документов

Сроки отчетного периода	Состояло на ___	Оформлено в доступ	Доступ прекращен	Состоит на ___	
	1	2	3	4	
01.01.2013- 31.12.2013					
01.01.2014- 31.12.2014					

Приложение 5
Форма индивидуального учета фонда сетевых документов удаленного доступа
№ 	Запись в КСУ	Описание пакета (название, производитель, платформа и/или адрес входа)	Срок окончания доступа	Примечание	Факультативные характеристики наполнения пакетов
	
	Дата записи 	№ записи в КСУ				Первичные документы (вид, количество)	Вторичные (вид)	
						книги	журналы	газеты	диссертации	патенты	Другие виды	Библиографические/реферативные БД	Фактографические БД	
11	22	33	
4	55	
6	77	88	99	110	111	112	
13	
14	

ПРИМЕР заполнения
№ 	Запись в КСУ	Описание пакета (название, производитель, платформа и/или адрес входа) 	Срок окончания доступа	Примечание	Факультативные характеристик наполнения пакетов
	
	Дата записи 	№ записи в КСУ				Первичные документы (вид, количество)	Вторичные (вид)	
						книги	журналы	газеты	диссертации	патенты	Другие виды	Библиографические/реферативные записи	Фактографические записи	
11	22	33	
4	55	
6	77	88	99	110	111	112	
13	
14	
	21.01.08	1	Статистика СНГ. – Международный статистический комитет Содружества независимых государств – http://www.cisstat.com										v	
	04.03.08	2	Article Choice. – Elsevier BV – Science Direct, http://www.sciencedirect.com								500 статей			
	05.05.08	3	Academic Search Complete. – EBSCO Publishing – EBSCOhost, http://search.ebscohost.com				6100							
	05.05.08	3	Newspaper Source. - EBSCO Publishing – EBSCOhost, http://search.ebscohost.com					210						
			…											
Приложение 6.

Утверждаю 	
Руководитель учреждения 	 	 	 	
 	(подпись) 	 	(расшифровка подписи) 	
"__" ___________ 20__ г. 	 	 	 	
АКТ N _______ 
О СПИСАНИИ ИСКЛЮЧЕННЫХ ОБЪЕКТОВ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
	 	 	 	КОДЫ 	
 	 	 	Форма по ОКУД 	0504144	
от "__" _________ 20__ г. 	Дата 	 	
Учреждение 	 	по ОКПО 	 	
Структурное подразделение 	 	 	 	
Причина исключения 	 	 	 	
 	 	 	 	 	
Комиссия в составе 	 	 	 	
 	(должность, фамилия, инициалы)	 	

назначенная приказом (распоряжением) от "__" ____________ 20__ г. N ___, произвела проверку состояния электронных документов	
	 	 	 	
 	                       (указать виды объектов) 	
и установила, что перечисленные в прилагаемом списке документы в количестве 	 	экз.	
подлежат списанию и исключению из учета. 	
     Приложение: список на исключение объектов библиотечного фонда.
    В инвентарной карточке учета основных средств выбытие объектов библиотечного фонда отмечено.
 
Председатель комиссии: 	 	 	 	 	 	
 	(должность) 	 	(подпись) 	 	(расшифровка подписи) 	
Члены комиссии: 	 	 	 	 	 	
 	(должность) 	 	(подпись) 	 	(расшифровка подписи) 	
 	(должность) 	 	(подпись) 	 	(расшифровка подписи) 	
 	(должность) 	 	(подпись) 	 	(расшифровка подписи) 	
 
 Форма 0504144 с. 2 
    Приложение к акту N _____ от "__" ____________ 20__ г. 
СПИСОК на исключение объектов библиотечного фонда по причине ___________________________________________ 
 N п/п 	Инвентарный номер 	Наименование электронного документа и его основные характеристики 	Наименование единицы измерения (пакет, экз.)	Количество 	Причины исключения
(при перезаписи указывается новый адрес)	Сумма (руб)	
1 							

Итого по виду объекта 	 	 	 		

Председатель комиссии: 	 	 	 	 	 	
 	(должность) 	 	(подпись) 	 	(расшифровка подписи) 	
Члены комиссии: 	 	 	 	 	 	
 	(должность) 	 	(подпись) 	 	(расшифровка подписи) 	
 	(должность) 	 	(подпись) 	 	(расшифровка подписи) 	
 	(должность) 	 	(подпись) 	 	(расшифровка подписи) 	

 

Приложение 7
Форма акта о проверке фонда электронных документов 

Рассмотрено на Комиссии
по сохранности фондов	УТВЕРЖДАЮ
_________________ 
(подпись лица, утвердившего акт)	
	
«___» _______________ 20 ___ г.	

Акт № ___
«___» _________ 20___ г.
Мы, нижеподписавшиеся, председатель комиссии по проверке _____________________
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
и члены комиссии* __________________________________________________________ 
(фамилии, имена, отчества и должности)
___________________________________________________________________________ 
___________________________________________________________________________ 
составили настоящий акт в том, что нами в период с «___» ____________ 20 ____ г.
по «___» ______________ 20 ___ г. была проведена проверка фонда электронных документов (на съемных носителях, сетевых локальных) ____________________________ 
(наименование библиотеки или ее структурного подразделения)
методом ___________________________________________________________________ 
(указать способ проверки, для электронных документов указать способ проверки и используемое программное обеспечение для подсчета и проверки контрольных сумм)
Проверены следующие документы:
а) Акт предыдущей проверки фонда (указать число и год) _________________________ 
б) Книги суммарного учета библиотечного фонда ________________________________ 
в) Формы индивидуального учета (указать какие) ________________________________ 
г) Акты  исключения  (списания) электронных документов между предыдущей и настоящей проверками ______________________________ 
д) Документы, удостоверяющие выдачу дисков читателям ________________________ 
В результате проверки электронных документов установлено:
1. По учетным документам числится: _____________ экз.  электронных документов
2. Имеется в наличии: __________________________ экз. электронных документов
3. Недостает: ______________________________________ экз. электронных документов на общую сумму______ руб. _________________________________________ 
(сумма прописью)
Список недостающих электронных документов прилагается к Акту.
4. Обнаружено неучтенных в формах индивидуального учета _________________ экз.
5. Выводы комиссии по проверке (о ведении учета, состоянии учетных документов, о недостающих документах).__________________________________________________________________ 
7. Предложения комиссии: ____________________________________________________ 

Председатель комиссии: 	 	 	 	 	 	
 	(должность) 	 	(подпись) 	 	(расшифровка подписи) 	
Члены комиссии: 	 	 	 	 	 	
 	(должность) 	 	(подпись) 	 	(расшифровка подписи) 	

СОДЕРЖАНИЕ

Глава I. Общие положения										2
Глава II. Учет электронных документов по видам и категориям				2
Глава III. Учет выбытия электронных документов из библиотечного фонда			6
Глава IV. Проверка фонда электронных документов						7

Приложения. Формы документации по учету электронного библиотечного фонда		8
Приложение 1. Акт о приеме в библиотечный фонд документов, как в объект 
особо ценного движимого имущества (ОЦДИ)							9
Приложение 2. Акт о приеме в библиотечный фонд сетевых локальных документов        10
Приложение 3а. «КСУ. Ч.II. Электронные документы». Поступление		                     11
Приложение 3б. «КСУ. Ч.II. Электронные документы». Выбытие	                                 12
Приложение 3в. «КСУ. Ч.II. Электронные документы». Итого		                                 13
Приложение 4. КСУ. Сетевые удаленные документы. Ч., 1,2,3				         14
Приложение 5. Форма индивидуального учета сетевых удаленных документов	         15
Приложение 6. Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда	         16
Приложение 7. Форма акта о проверке фонда электронных документов	                     18