Разумова Зоя Петровна,
гл.библиотекарь Центра
комплектования и каталогизации
Кемеровской ОНБ им. В.Д.Федорова
kompl@kemrsl.ru

 

 

 

 

 

Библиотечный фонд сегодня - это не только то собрание документов, которым библиотека владеет и которое физически находится в стенах библиотеки, но и электронные ресурсы, к которым она предоставляет доступ. Это было узаконено рядом документов:
- ФЗ РФ от 3 июля 2009г. №119-ФЗ "О внесение изменений в Закон о библиотечном деле": "библиотечный фонд - совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения";
- ФЗ РФ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов" статья 5 "Виды документов, входящие в состав обязательного экземпляра";
- ГОСТом 7.83-2001 "Электронные издания. Основные виды и выходные сведения";
- Международным стандартом ISO 2789:2006 "Информация и документация - Международная библиотечная статистика", в котором в новом понимании было дано определение библиотечного фонда. Библиотечный фонд сегодня включает: "все документы, предоставляемые библиотекой ее пользователям; включая документы, имеющиеся в библиотеке, и удаленные ресурсы, для которых оформлены права доступа, постоянного или временного значения".

В соответствии с библиотечным законодательством каждая библиотека обязана вести учет своего фонда, т.е. поступающих и выбывающих документов, в т.ч. и электронных. Функции учета состоят в том, чтобы фиксировать наличие и местонахождение документов, тем самым идентифицировать их принадлежность данному ресурсу. Существо учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете их количества, чтобы:
- Знать величину, состав и структуру ресурса;
- Контролировать его сохранность;
- Отражать данные в планово-отчетной документации организации, а также в государственной статистике;
- Идентифицировать регистрационную запись с оригиналом и данными о нем при проверках ресурса или расчетах с поставщиками или пользователями.

Учет организуется на основе тщательно составленной технологической документации.

В Кемеровской ОНБ им. В.Д.Федорова разработано временное "Положение о фонде электронных документов в ГУК ОНБ им. В.Д.Федорова", в котором принят понятийный аппарат, на основе которого разработана временная "Инструкция по учету электронных документов и электронных ресурсов в ГУК ОНБ им. В.Д.Федорова", определяющая формы учетных документов, которые будут отражать состояние этой части фонда.

Унификация учетных документов и обязательность их заполнения облегчает сведение учетных данных в общую базу, обеспечивает преемственность на всех этапах его осуществления.

Для учета электронные документы были разделены на три категории:
1. электронные документы на съемных (сменных) носителях;
2. локальные электронные ресурсы;
3. удаленные электронные ресурсы.

1. Электронные документы на съемных носителях предназначены для локального использования, выпускаемые (тиражируемые) в виде определённого количества идентичных экземпляров. К документам такого рода относятся дискеты и оптические компакт-диски.

Библиотека ведет индивидуальный и суммарный учет электронных изданий на съемных носителях с момента их поступления в фонд библиотеки.

Индивидуальный учет электронных изданий на съемных носителях производится в отдельных инвентарных книгах и не представляет сложности.

Фонд электронных документов на съемных носителях в библиотеке - распределенный. Он представляет собой универсальное собрание документов (CD-ROM, DVD, CD-RW, CD-R и др.), включающее отечественные и зарубежные электронные издания на различных языках.

В фондах библиотеки находятся и используются в обслуживании около 2500 дисков.

В 2008 году в Кемеровской ОНБ создан отдел "Электронный ресурсный центр", где собраны почти все электронные документы на съемных носителях за исключением:
- Электронных изданий на иностранных языках, которые находятся в фонде специализированного отдела ОНБ "Отделение информационных ресурсов на иностранных языках и языках народов России".
- Видео, аудио дисков, которые находятся в отделе "Культурно-эстетический центр".

В этих структурных подразделениях ведется суммарный учет, где отражаются сведения по поступлению и выбытию документов, на данного рода носителях.

Общие сведения на весь фонд электронных документов отражаются в Книге суммарного учета в Центре комплектования и каталогизации.

Разделение учета, когда его осуществляют не только централизованно, но и каждое структурное подразделение к своей части ресурса, оправдывает себя. Посредством учета документы закрепляются за тем или иным структурным подразделением, который несет ответственности за:
- физическое наличие документов,
- должное размещение,
- правильное обращение,
- оптимальные условия хранения.

Такой подход дает руководителям подразделений возможность лучше знать свою часть ресурса, точнее представлять свою долю ответственности за его сохранность и учет.

В настоящий момент наибольшую сложность представляет собой учет документов, не имеющих индивидуального материального носителя. Речь идёт об локальных и удаленных электронных ресурсах.

При разработке нашей "Инструкции по учету электронных ресурсов и электронных документов" ориентиром служил проект "Инструкции по учету библиотечных фондов" (М., 2007), в которой приводятся (в порядке рекомендации) учетные формы электронных ресурсов.

Мы определили основные разделы Инструкции по учету для нашей библиотеки и наполнение учетных форм. Но они разработаны конкретно для областной научной им. В.Д.Федорова, и являются формами рекомендательного характера для других библиотек.

Основные блоки, которые были выделены в Инструкции:
1. Общие положения (что подлежит учету, на чем будет учитываться, в каких формах, кто будет учитывать).
2.Учет поступлений электронных ресурсов осуществляется в зависимости от их вида:
- съемные,
- локальные,
- удаленные.
3. Учет поступления локальных электронных ресурсов.
4. Учет поступления удаленных электронных ресурсов.
5. Учет выбытия электронных документов из библиотечного фонда.
6. Итоги движения фонда электронных ресурсов.
7. Проверка фонда электронных ресурсов.
8. Делопроизводство в организации учета.
9. Ответственность за организацию учета фонда ЭР.

В Приложении представлены формы учета.

Мы решили, что целесообразно разделить учет всего фонда электронных ресурсов и фондов структурных подразделений. Структурные подразделения ведут более полный учет, создают описательную часть своих ресурсов, следят за их движением, характеризуют структуру, видовой, языковой состав этой части фонда. Отдел, в котором будет кумулироваться вся информация по библиотеке, собирает только статистические данные по итогам года: поступило, выбыло, состоит.

На весь фонд электронных документов ведется "Книга учета локальных электронных документов, БД и коллекций ГУК "Кемеровская ОНБ им. В.Д.Федорова". Структурные подразделения ведут "Книги учета локальных электронных документов, БД и коллекций структурного подразделения".

Раз в год (до 10 декабря) структурные подразделения библиотеки предоставляют сведения в Центр комплектования и каталогизации по установленной форме.

Учет локальных электронных ресурсов обеспечивают заведующие или сотрудники структурных подразделений, назначенные приказом директора. Ответственность за формирование, учет и подачу сведений о фонде локальных электронных ресурсов (за год) несет заведующий структурным подразделением.

Единицами учета локальных электронных ресурсов являются: название электронного ресурса и экземпляр (количество документов, входящих в этот ресурс).

Каждый документ, входящий в электронный ресурс, учитывается индивидуально по типу документов, по отраслям знаний, языку. Новым названием является каждое представление электронного ресурса. Как одно название учитываются пополняемые электронные ресурсы. Как отдельные названия учитываются обновляемые электронные ресурсы с указанием версии каждого обновления.

Перезапись электронного ресурса на другой компьютер или съемный носитель в том же формате с уничтожением исходного документа, рассматривается как перестановка и не требует дополнительного оформления (поступления или исключения), кроме смены адреса (номера и иных атрибутов компьютера или съемного диска).

Каждая электронная копия, полученная без уничтожения оригинала, учитывается как отдельный экземпляр.

Удаленные электронные ресурсы - ресурсы, получаемые библиотекой из внешних источников, размещенных на удаленных технических средствах, во временное пользование на условиях соглашений с поставщиками информации (генераторами доступа).

Удаленные электронные ресурсы подлежат учету также в специально утвержденных формах учета. На общий фонд удаленных электронных ресурсов ведется "Книга учета удаленных электронных ресурсов ГУК "Кемеровская ОНБ им. В.Д.Федорова", которая ведется в 3-х частях.

В Центр комплектования и каталогизации также раз в год (до 10 декабря), по установленной форме, предоставляют сведения структурные подразделения библиотеки.

Учет удаленных электронных ресурсов обеспечивают заведующие или сотрудники структурных подразделений, назначенные приказом директора. Сведения заносятся в "Книгу учета удаленных электронных ресурсов" структурных подразделений.

Единицей учета документов удаленного доступа является название БД и ее объем. При учете выбытия документов из библиотечного фонда, учитываются их видовые особенности.

Выбытие электронных документов на съемных носителях из фонда оформляется Актом об исключении. В Акте фиксируется количество исключаемых документов и указывается причина исключения. При исключении документов постоянного или длительного хранения, состоящих на бухгалтерском учете, указывается также их стоимость. Акт формируется на каждую причину исключения отдельно. К Акту об исключении документов из фонда библиотеки прилагается список документов, подлежащих исключению. В списке выбывающих документов указывается инвентарный номер документа (для электронных документов на съемных носителях), краткое библиографическое описание, цена документа, зафиксированная в инвентарной книге, стоимость издания, применяемые коэффициенты переоценки и общая стоимость исключаемых документов.

В инвентарной книге, на фонд электронных документов на съемных носителях, в показателе о выбытии проставляется номер и дата Акта об исключении. Сведения о документах, исключенных из фонда библиотеки, изымаются из всех учетных форм, а также из всех каталогов и картотек Библиотеки.

Причинами для выбытия электронных документов (из Проекта федеральной Инструкции) могут быть:
- несоответствие программно-аппаратной среде библиотеки -12;
- перенос информации на другой носитель - 13;
- физический износ или повреждение съемного носителя -14;
- истечение срока лицензионного соглашения - 15;
- поступление кумуляции - 16;
- замена фрагментов изданий при получении более полной версии - 17;
- замена изданий при поступлении документов в более удобном формате и с лучшим качеством текста - 18;
- устарелость содержания (отчеты баз данных) - 19;
- дефектность - 20;
- замена издания, заимствованного от частных лиц, при получении экземпляра издателя - 21;
- потеря данных в результате вирусной или хакерской атаки - 22.

Исключение (стирание) файлов локальных электронных документов отражается в учетных формах с обоснованием причин.

Выбытие сетевых документов удаленного доступа не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора или соглашения), оформленного на доступ к определенному пакету сетевых документов, и отсутствие договора или соглашения, оформленного на новый срок.

Итоги движения фондов подводятся в обязательном порядке за год. Итоги движения электронных документов на съемных носителях подводятся в Книге суммарного учета на весь фонд библиотеки. Итоги подводит Центр комплектования и каталогизации. Итоги движения фонда электронных документов локального доступа подводятся также структурными подразделениями, а затем сведения передаются в Центр комплектования и каталогизации.

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации "О бухгалтерском учете" производится обязательная и плановая проверка фонда. Проверка фонда электронных документов и электронных ресурсов также вносится в график проверок фондов, утвержденный Комиссией по сохранности фондов.

Для электронных документов на съёмных (сменных) носителях проверка осуществляется по единицам учета и хранения, при этом проверяется также сохранность информации в электронных документах. Для документов применяется ручной просмотр, проверка по инвентарным книгам или формулярам Отдела хранения основного фонда.

Проверка всего фонда или его части (в соответствии с приказом о проверке документов) завершается составлением Акта и списком отсутствующих изданий.

Проверка электронных документов локального доступа, осуществляется по количественным показателям (количество документов в БД), позволяющим выявить изменения в документе.

Организация работы с документами по учету фонда электронных документов осуществляется по правилам ведения делопроизводства.

Основные документы, в которых осуществляется учет (инвентарные книги, книги суммарного учета, другие учетные документы), подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности. Доступ к ним ограничен; состав лиц, имеющих доступ к учетным документам, определяется распоряжением администрации библиотеки.

Ответственность за правильность организации учета, выполнение требований к нему несет администрация библиотеки и сотрудники в соответствии с должностными обязанностями.

Работник библиотеки, ответственный за вверенный ему фонд электронных документов, возмещает причиненный библиотеке ущерб, выявленный в результате проверки в сумме, не превышающей его среднемесячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса Российской Федерации).

При отсутствии открытого доступа к фонду, если конкретный виновник не установлен, ответственность за недостачу и возмещение ущерба несут все работники библиотеки, имеющие доступ к фонду, на основании договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Ответственность за формирование, учет и подачу сведений о фонде локальных электронных документов и удаленных БД (за год) несет заведующий структурным подразделением.